El Protocolo Operativo Unificado de Vigilancia Residencial expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en julio de 2014 estableció en su numeral 5.5, que se refiere a los elementos mínimos del puesto de vigilancia, que uno de los aspectos infaltables es el libro de control (este al lado de los medios de comunicación, del armamento, de los listados de habitantes, vehículos y teléfonos y de los manuales de funciones).
Históricamente a las minutas, por su parecido con los libros marítimos y fluviales llevados en los barcos, se les ha denominado también bitácoras.
En el parágrafo de esta norma se prescribió que la información personal referente a los residentes es de carácter reservado y que se deben establecer procedimientos para su salvaguarda.
Más adelante, en el numeral 5.5.1, el protocolo se extiende en la explicación del contenido y los alcances de este libro, mencionando que en el mismo se debe relacionar a diario todo lo relevante para el puesto como son los guardas asignados, los cambios de turno, las visitas de supervisión, las consignas, las novedades e incidentes, los elementos de trabajo, el ingreso y la salida de personas, vehículos y demás bienes, el registro de los trabajadores y la presencia de las autoridades.
En el parágrafo de este punto dice que la información consignada en las minutas puede ser tomada como material probatorio en acciones de carácter disciplinario y penales en los casos en que las autoridades lo requieran.
Así las cosas, es claro que los libros de vigilancia son documentos de carácter privado y técnico que aluden sobre todo a los aspectos operativos y logísticos de los puestos y que por contener información que interesa a unos pocos deben manejarse con cierta reserva, relacionándose esto con el conducto regular establecido y la normatividad que tutela el derecho a la privacidad de las personas y el habeas data.
1. ¿Por qué son documentos privados? Porque son realizados entre particulares, sin la intervención de ningún funcionario o autoridad pública.
2. ¿Por qué son de carácter técnico? Porque contienen información acerca de un área específica de conocimiento, organizada de forma estructurada y presentada con cierta eficacia para los fines de la disciplina de la seguridad privada.
3. ¿Por qué aluden a aspectos operativos y logísticos? Porque versan en concreto sobre el funcionamiento y los recursos de la vigilancia.
4. ¿Por qué deben manejarse con cierta reserva? Porque su contenido solo atañe a la empresa de vigilancia y al cliente, y porque pueden contener aspectos confidenciales sobre la administración, los habitantes y/o la vigilancia.
5. ¿Quiénes pueden consultarlos? Deberían consultarlos únicamente los guardas pertenecientes al puesto, los supervisores que realicen las revistas, el coordinador asignado al contrato y el administrador como representante del cliente. Aquí, aplica la cadena de mando o la jerarquía o lo que se denomina por tradición castrense el conducto regular establecido. Ahora, si las autoridades ordenan el acopio de las minutas como elementos de prueba se debe respetar la institución de la cadena de custodia.
6. ¿Por qué otras personas no deberían tener acceso a las minutas? Porque se desdibuja el carácter privado y técnico de estos libros.
7. ¿Los miembros de los consejos de administración de las copropiedades pueden tener acceso a las minutas? Deberían hacerlo a través de la administración.
8. ¿Cuándo las anotaciones o referencias de las minutas se pueden convertir en pruebas? En derecho, la prueba documental es uno de los medios disponibles para demostrar la veracidad de un hecho que se alega como cierto. Para que un documento privado alcance tal nivel debe ser controvertido y aceptado.
9. ¿Cómo aplica en esta materia el habeas data? El habeas data es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones recogidas sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, por supuesto también en los libros de vigilancia.
10. ¿Comete una falta el guarda que revela a terceros el contenido de las minutas? Sí, en sentido estricto, pues los guardas deben proteger la documentación del puesto y revelarla únicamente a sus superiores como ya se explicó.
11. ¿Cómo se maneja una desviación disciplinaria de esta índole? El superior que conozca la anomalía debe presentar informe disciplinario al Departamento de Recursos Humanos de la compañía, el cual escuchará en descargos al dependiente para que este ejerza su derecho a la defensa y reciba sanción condigna con arreglo al reglamento interno de trabajo de la empresa. Las acciones de formación también son convenientes para afianzar en los agentes su compromiso consciente con las reglas.
